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§ 1. der Zweck des Verfahrens

Erfüllung der im Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern vom 14. Juni 2024 enthaltenen Verpflichtungen.

§ 2.
Glossar der Begriffe

Alle in diesem Verfahren verwendeten Begriffe sind im Gesetz zum Schutz von Hinweisgebern vom 14. Juni 2024 beschrieben.

§ 3. Persönlicher Geltungsbereich

Im Rahmen dieses Verfahrens können Whistleblower sein:- Arbeitnehmer,
    - Zeitarbeitnehmer,    - eine Person, die eine Arbeit auf einer anderen Grundlage als einem Arbeitsverhältnis, einschließlich eines zivilrechtlichen Vertrags, verrichtet,    - Personen, die ihre Tätigkeit eingestellt haben,    - Bewerber für eine Stelle,    - Praktikanten, Freiwillige, Auszubildende,    - Bevollmächtigter    - Aktionär oder Gesellschafter,    - Mitglied der Geschäftsführung oder des Aufsichtsrates
    - Unternehmer - Dienstleister und Lieferanten, mit denen der Arbeitgeber einen Vertrag abgeschlossen hat,
    - Personen, die unter der Aufsicht und Leitung eines Unternehmers arbeiten

 

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§ 4.Anwendungsbereich

Das Verfahren gilt für Meldungen von Gesetzesverstößen in Bezug auf:            - Korruption,            - öffentliches Auftragswesen,
- Finanzdienstleistungen, Produkte und Märkte,
    - Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung,
- Produktsicherheit und Einhaltung von Vorschriften,
    - Verkehrssicherheit,
- Umweltschutz,
    - Strahlenschutz und nukleare Sicherheit,
    - Lebens- und Futtermittelsicherheit,
    - Tiergesundheit und Tierschutz,
- öffentliche Gesundheit,
    - Verbraucherschutz,
    - Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten,
    - Sicherheit von Netzwerken und IT-Systemen,
    - die finanziellen Interessen des Staatsschatzes der Republik Polen, der lokalen Regierungseinheiten und der Europäischen Union,
    - den Binnenmarkt der Europäischen Union, einschließlich der öffentlich-rechtlichen Vorschriften über Wettbewerb, staatliche Beihilfen und Unternehmensbesteuerung,
    - die verfassungsmäßigen Freiheiten und Rechte eines Menschen und Bürgers, die in den Beziehungen einer Person zu den öffentlichen Behörden auftreten und nicht mit den oben genannten Bereichen zusammenhängen.
        (5) Nur die Angabe persönlicher Daten und bevorzugter Kontaktformen in der Meldung ermöglicht es den Empfängern der Meldung, mit dem Hinweisgeber Kontakt aufzunehmen.
    2. Persönliches Treffen:
        (1) Der Hinweisgeber kann einen Antrag auf ein direktes Treffen mit dem Koordinator stellen,
        (2) Um einen Antrag einzureichen, können Sie den Einreichungsweg wählen - E-Mail oder einen anderen offiziellen Weg,

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§ 5. Verfahren zur Einreichung von Meldungen

Um eine Meldung einzureichen, verwenden Sie bitte einen der unten aufgeführten Meldewege.
    1. Einreichung per E-Mail:
        (1) Die Meldung erfolgt durch Senden einer Nachricht an die E-Mail-Adresse: ......,
        (2) Im Betreff der Nachricht, am Anfang oder im Titel der E-Mail müssen Login und Passwort angegeben werden,
        (3) nur der Inhalt der Meldung wird an den Arbeitgeber weitergeleitet,

        (4) das System gibt keine Auskunft über die E-Mail-Adresse, von der die Benachrichtigung stammt,        (5) Nur die Angabe persönlicher Daten und bevorzugter Kontaktformen in der Meldung ermöglicht es den Empfängern der Meldung, mit dem Hinweisgeber Kontakt aufzunehmen.            2. Persönliches Treffen:
        (1) Der Hinweisgeber kann einen Antrag auf ein direktes Treffen mit dem Koordinator stellen,        (2) Um einen Antrag einzureichen, können Sie den Einreichungsweg wählen - E-Mail oder einen anderen offiziellen Weg,        (3) Der Antrag sollte an den Koordinator geschickt werden,        (4) Das Treffen wird spätestens 14 Tage nach Eingang des Antrags organisiert,        (5) Auf ausdrücklichen Wunsch des Hinweisgebers oder aufgrund der besonderen Umstände des Falles und der Notwendigkeit, Diskretion und Vertraulichkeit zu gewährleisten, kann das Treffen außerhalb des Sitzes des Arbeitgebers stattfinden,        (6) Das Gespräch wird in Form einer Audio- und Videoaufzeichnung oder in Form eines Protokolls dokumentiert, in dem der genaue Verlauf wiedergegeben wird,        (7) der Hinweisgeber hat das Recht, das Protokoll durch seine Unterschrift zu überprüfen, zu korrigieren und zu genehmigen.

 

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§ 6. Anforderungen an die Benachrichtigung

    1. Informationen, die von einem Hinweisgeber übermittelt werden, gelten als Meldung und sind Gegenstand dieses Verfahrens, wenn die folgenden allgemeinen Bedingungen erfüllt sind:
        ◦ Wahrheitsgehalt der Meldung - der Hinweisgeber muss nicht über Beweise verfügen, um die in der Meldung enthaltenen Informationen zu bestätigen, er muss jedoch berechtigten Grund zu der Annahme haben, dass die übermittelten Informationen zum Zeitpunkt der Meldung wahr sind,
        ◦ arbeitsbezogener Kontext - die in der Meldung enthaltenen Informationen müssen in einem arbeitsbezogenen Kontext erlangt worden sein,
        ◦ Kategorien von Verstößen - die in der Meldung enthaltenen Informationen müssen die in § 4 des Verfahrens aufgeführten Rechtsverstöße oder Unregelmäßigkeiten betreffen.
          
    2. Der Arbeitgeber duldet keine Falschmeldungen - Personen, die solche Meldungen machen, müssen mit disziplinarischen und zivilrechtlichen Konsequenzen rechnen, und es wird eine Mitteilung an die zuständigen Justizbehörden geschickt.
       
    3. Anonym eingereichte Meldungen werden nicht berücksichtigt und unterliegen nicht diesem Verfahren.
       
    4. Der Hinweisgeber sollte sicherstellen, dass er möglichst wertvolle Informationen liefert, damit die Untersuchung wirksam durchgeführt werden kann.

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§ 7. Koordinatoren und Vertraulichkeit

    1. Der Arbeitgeber ernennt einen Koordinator, der Meldungen entgegennimmt und bearbeitet, Folgemaßnahmen durchführt und koordiniert und die personenbezogenen Daten der Hinweisgeber und anderer in der Meldung genannter Personen verarbeitet.
       
    2. Informationen über die Befugnis des Koordinators und seine persönlichen Daten werden jedes Mal in Form eines Aushangs am schwarzen Brett am Hauptsitz des Unternehmens bekannt gegeben.
       
    3. Die Koordinatoren garantieren, dass alle Meldungen mit der gebotenen Ernsthaftigkeit und Sorgfalt behandelt werden und dass ihre Prüfung auf den Grundsätzen der Unparteilichkeit und Objektivität beruht. Die Achtung der Würde und des guten Namens aller von der Meldung betroffenen Personen wird während des gesamten Untersuchungsprozesses das Leitprinzip sein.
       
    4. Die Koordinatoren und alle anderen Teilnehmer am Untersuchungsverfahren sind verpflichtet, angemessene Schritte zu unternehmen, um sicherzustellen, dass alle Entscheidungen und Folgemaßnahmen auf gesammelten Fakten und Beweisen beruhen und nicht auf Verleumdungen und unbegründeten Anschuldigungen.
       
5. Die Ablauforganisation der Einreichung, des Empfangs und der Bearbeitung von Meldungen soll verhindern, dass Unbefugte Zugang zu den in der Meldung enthaltenen Informationen erhalten.
       
    6. Die Prozessorganisation gewährleistet die Vertraulichkeit und den Schutz der Identität der Person, die die Meldung einreicht, der Person, auf die sich die Meldung bezieht, sowie aller anderen Personen, deren Daten in der Meldung erscheinen.
       
    7. Der Koordinator gewährt nur den Personen Zugang zu den Daten des Hinweisgebers und den in der Meldung enthaltenen Informationen, die für die Durchführung einer wirksamen Untersuchung erforderlich sind, nachdem sie sich schriftlich verpflichtet haben, alle während der Untersuchung erhaltenen Informationen vertraulich zu behandeln.
       
    8. In allen anderen Fällen darf die Identität der meldenden Person nur mit deren ausdrücklicher Zustimmung offengelegt werden.
       
    9. (9) Eine Offenlegung der Daten von Hinweisgebern kann auch erfolgen, wenn dies aufgrund gesetzlicher Vorschriften im Zusammenhang mit behördlichen Aufklärungsverfahren oder gerichtlichen Ermittlungs- oder Gerichtsverfahren erforderlich und verhältnismäßig ist, um die Verteidigungsrechte der von der Meldung betroffenen Person zu gewährleisten.

 

§ 8. Weitergehende Maßnahmen

 Die Verfahrensschritte nach Erhalt der Meldung:

    1. Registrierung der Meldung,
       
    2. Bestätigung - innerhalb von 7 Tagen nach Eingang der Meldung bestätigt der Koordinator dem Hinweisgeber, dass die Meldung eingegangen ist,
       
    3. Rückmeldung - innerhalb von drei Monaten geben die Koordinatoren dem Hinweisgeber eine Rückmeldung darüber, ob ein Verstoß gegen das Gesetz festgestellt wurde oder nicht, sowie über geplante oder durchgeführte Folgemaßnahmen und die Gründe für diese Maßnahmen,
       
    4. Abschluss des Falles im Melderegister.

 

§ 9. Externe Benachrichtigung

    1. Der Arbeitgeber fördert die Meldung über interne Meldewege in Übereinstimmung mit den in diesem Verfahren festgelegten Grundsätzen.
    2. Dieses Verfahren schränkt die Whistleblower nicht ein, die die Möglichkeit haben, eine externe Meldung zu machen.
    3. Die externe Meldung sollte erfolgen an:
        ◦ Kommissar für Menschenrechte,
        ◦ andere öffentliche Behörden, die berechtigt sind, externe Meldungen über Verstöße in den Bereichen ihrer Tätigkeit entgegenzunehmen,
        ◦ Organe, Einrichtungen oder Agenturen der Europäischen Union.
    4. Ausführliche Informationen über das Verfahren, die Grundsätze und die Formen der externen Meldung finden sich in Kapitel 4 des Whistleblower-Schutzgesetzes.

 

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§ 10 Gültigkeit des Verfahrens

    1. Dieses Verfahren tritt mit dem Tag seiner Bekanntmachung in Kraft.
       
    2. Das Verfahren gilt für alle in § 3 dieses Verfahrens genannten Personen, unabhängig von ihrer Stellung und der Art ihres Vertrages.